Animer une visioconférence

Suite à ce sujet Visioconférence avec Jistsi qui décrit les étapes techniques pour l’organisation d’une visioconf sur jitsi, je propose un guide pour animer la rencontre. Ce guide n’est pas à suivre à la lettre, et doit être adapté suivant vos désirs et besoins, n’hésitez pas à en publier une version modifiée ou à suggérer des améliorations en commentaire.

Préparer

Pour préparer la rencontre, il faut poster un message environ une semaine à l’avance indiquant :

  • la date et l’heure de la rencontre (notée « H » par la suite)
  • le / les liens jitsi (ou autre) qui seront utilisés
  • le public visé (débutant total, pionnier local, expert…)
  • la région visée (département, groupe local, langue parlée…)
  • le nombre de participants visé (ce n’est pas la même chose de se retrouver à cinq ou à quinze, on peut anticiper en demandant une inscription préalable)
  • le format visé (discussion symétrique, conférence, question/réponse…)

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Pour les annonces sur le forum, faites un sujet dédié et indiquez la date (cf capture), ce qui permet de l’ajouter automatiquement au calendrier. En fonction du public visé, vous pouvez aussi répliquer l’annonce sur :

Vous pouvez mettre les liens de ces annonces sur le post du forum qui servira à recenser la communication. Plus vous communiquez, plus il y aura de monde.

Démarrer

Gérer les arrivées Vous pouvez vous connecter à H-5min pour que ceux qui arrivent en avance ne se sentent pas perdus. Il est rare que les participants se connectent tous en même temps, il faut donc prévoir un temps de battement de l’ordre de 5-10 minutes pendant lequel on aide les personnes qui ont des soucis techniques et on sympathise sans rentrer réellement dans le sujet.

Présentations Une fois le nombre de personnes stabilisé et en fonction de ce nombre, on peut entamer un tour de présentation en répondant à des questions comme :

  • qui es-tu ? (prénom, activité, toute manière de se définir)
  • qu’est-ce qui t’a amené ici ? (centre d’intérêt, par quel biais as-tu eu l’info)
  • qu’attends-tu de cette rencontre ? (éventuelles questions, points à aborder)

Annoncer l’ordre du jour À H+15min on peut annoncer les sujets qui seront abordés. Cela permet que tout le monde sache comment se positionner par rapport à ses attentes et de définir en amont ce qui est hors sujet.

Gérer la rencontre

Cette partie dépend beaucoup de l’objectif que vous avez fixé (ou pas fixé), mais certains éléments peuvent vous être utiles en toute circonstances.

Gérer le temps de parole Il arrive que certaines personnes s’accaparent la parole. Jitsi mesure le temps de parole de chacun, vous pouvez dire « A a parlé pendant 15 minutes sur les 30 minutes de la réunion, peux-tu s’il te plaît laisser la parole à B qui n’a parlé que 1 minute et a levé la main ». Si certaines personnes ne s’expriment pas du tout, veillez à ce qu’elles se sentent à l’aise.

Gérer le hors sujet Quand le sujet s’écarte trop de ce qui a été convenu au départ, vous pouvez demander si cela convient à tout le monde. Si oui, pas de problème, on continue, si ça convient à une tout petite minorité, faites-le remarquer, si les avis sont partagés, vous pouvez suggérer une séparation en deux de la réunion, en fournissant un lien pour traiter du deuxième sujet. Privilégiez le changement de lien pour des participants plus avancés pour ne pas perdre les personnes moins à l’aise.

Prendre des notes Pour aider à suivre, il est possible de prendre des notes dans le chat ou dans un pad à part. On peut y mettre :

  • des liens web (lien du forum, lien de telle ressource…)
  • des définitions de sigles ou acronymes (TRM, RML, DU…)

Terminer

Durée Plus une rencontre est longue, plus elle risque d’être fatigante pour les participants (surtout s’il y a beaucoup d’infos à ingérer). N’hésitez pas à annoncer officiellement la fin de la rencontre au bout de H+1h30, H+2h pour que les participants se sentent libres de partir sans paraître impolis. Il est également possible de proposer une autre lien pour une discussion informelle en petits groupes alors que les débats continuent. Cette annonce peut être faite dans le tchat pour éviter de couper l’élan d’un débat.

Post-visio Si des éléments importants ont été donnés dans la prise de note, n’oubliez pas de les rendre accessibles aux participants qui en auraient besoin. Assurez-vous d’avoir un moyen de reprendre contact (mail, téléphone, pseudo sur le forum, clé publique…). Si vous connaissez déjà la date de la prochaine visio (par ex tous les lundis), donnez rendez-vous.

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Merci pour ce #Tuto !

Je pense qu’il va bien me servir pour les prochaines visios… :wink:

Au plaisir de te revoir, amicalement.

Prends soin de toi et de tes proches.

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